Informe de Gestión 2012-2013

                                                                                  Mérida, 01 de diciembre de 2013.

Señores

CLUB SOCIAL DEMÓCRATA, A.C.

Ciudad.-

En mi carácter de Comisario Principal y atendiendo a lo estipulado en los Estatutos de la Asociación Civil Club Social Demócrata, en referencia a la revisión de los Estados Financieros, cumplo en presentarles el informe correspondiente a la actividad económica del período 01-11-2012 al 31-10-2013.

A objeto de evaluar en forma global la gestión administrativa, económica y financiera de la Asociación, fue obligatorio cumplir con lo siguiente:

A. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

En aras de dar cumplimiento a las funciones básicas como Comisario Principal de  la Asociación Civil Club Social Demócrata, el análisis de la gestión administrativa se enfocó en los aspectos que se describen a continuación, cuyo contenido no ha variado desde el ejercicio económico finalizado el 31-10-2013.

1. Revisión del Libro de Actas de Junta Directiva y Comisión de Justicia

El Club Social Demócrata dejó constancia de sus veintidós (22) reuniones de Junta Directiva  para tratar y resolver los temas operativos y de gestión del Club y efectuar cierre contable en el período de análisis con el propósito de presentar las cifras a valor histórico que sustentan la actividad administrativa de la misma.

Al revisar las actas se observó que las decisiones fueron tomadas bajo consenso, lo cual es indicativo del buen propósito de su gestión. Por otra parte los

Directivos, se encargaron de darle cumplimiento oportuno el debido seguimiento, lo cual se evidenció al revisar las correspondencias generadas.

Debemos destacar que esta unidad de control no realizó la revisión de los libros de actas de la Comisión de Justicia al cierre de octubre 2013.

2. Evaluación del Control Interno

Las actividades administrativas están enmarcadas por los lineamientos establecidos en los Estatutos pero la Asociación carece de manuales de normas y procedimientos. Estos instrumentos son indispensables para evaluar con idoneidad las características del control interno. Al momento de realizar esta actividad se conoció el Manual de Talento Humano desarrollado por la Licenciada Maifel Piña que merece el estudio por parte de la actual Junta Directiva del Club.

3. Estructura Organizativa

Es una organización casi plana, además de la conformación accionaria el personal de administrativo es mínimo y el indispensable para atender el volumen de ingresos fijos y gastos operativos.

Dependiendo de su visión a la expansión se recomienda la conformación de un área gerencial para dirigir y coordinar los sistemas requeridos para este tipo de asociación civil.

4. Evaluación Estatutaria

Al cierre del presente período evaluado no se evidenciaron denuncias por irregularidades administrativas ni fueron presentados otros proyectos por los socios para la consideración de la Directiva, excepto la construcción del salón principal de juegos.

5. Evaluación Patrimonial

El capital actual está establecido en Seis Millones Ochocientos Noventa y Cuatro Mil Doscientos Treinta y Un Bolívares con Sesenta y Ocho Céntimos (Bs. 6.894.231,68). Ello representa un incremento del 35,77% respecto al cierre de 2012, que estaba en el orden de Cinco Millones Setenta y Siete Mil Ochocientos Ochenta y Tres Bolívares con Cincuenta y Cuatro Céntimos  (Bs. 5.077.883,54).

6. Política de Inversiones

Las características de una Asociación Civil como el Club Demócrata apuntan al esparcimiento y entretenimiento de sus socios y ella ha realizado las inversiones necesarias para mantener su objeto social y su permanencia en el mercado.

7. Denuncias

En el ejercicio económico en estudio correspondiente al año 2012-2013, no se recibieron denuncias de ningún tipo sobre la actividad objeto de la Asociación, por lo cual no se encaminó investigación alguna al respecto.

B. EXAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Se revisaron los estados Financieros y sus anexos, cotejando las cifras contenidas en los mismos con los respectivos soportes, incluyendo las conciliaciones bancarias.

• Resultado de las Operaciones

Las operaciones de la Asociación Civil Club Demócrata, durante el período 01-11-2012 al 31-10-2013 permitieron obtener Ingresos Netos por la cantidad de Dos Millones Noventa y Nueve Mil Cuatrocientos Veintiocho Bolívares con Veinticuatro Céntimos  (Bs. 2.099.428,24), producto de las cuotas de mantenimiento de los socios y asociados familiares así como de los alquileres de sus áreas de esparcimientos, concesiones, traspaso de acciones.

Los Gastos Operativos para cubrir las actividades normales de la Asociación  representados por sueldos y salarios, materiales y suministros, servicios básicos, entre otros alcanzaron la suma para este ejercicio económico la cantidad de Dos Millones Ciento Sesenta Mil Ochocientos Treinta y Un Bolívares con Sesenta y Un Céntimos (Bs. 2.160.831,61)

Los gastos del ejercicio superaron a los ingresos por la cantidad de Sesenta y Un Mil Cuatrocientos Tres Bolívares con Treinta y Siete Céntimos (Bs. 61.403,37). Finalmente durante la gestión de la actual Junta Directiva (01-11-2011 al 31-10-2013) se obtuvo un resultado positivo acumulado de Noventa y Dos Mil Setenta y Cinco Bolívares con Sesenta y Cinco Céntimos (Bs. 92.075,65)

• Situación Financiera

Las conciliaciones bancarias se encuentran realizadas hasta el 31-10-2013 mostrando una disponibilidad de Trescientos Sesenta y Siete Mil Trescientos Noventa y Ocho Bolívares con Cuarenta y Cinco Céntimos (Bs. 367.398,45).

El Club Social Demócrata presenta al 31-10-2013 Activos por el orden de los Siete Millones Ciento Noventa y Ocho Mil Doscientos Setenta y Cuatro Bolívares Con Cuarenta y Un Céntimos (Bs. 7.198.274,41). Aproximadamente el noventa y seis por ciento (96 %) de sus activos está representado por Propiedad, Planta, Equipos y las mejoras a sus instalaciones.

El Club Social Demócrata tiene al 31-10-2013, pasivos por el orden de Bs. Trescientos Cuarenta y Nueve Mil Cuarenta y Dos Bolívares con Setenta y Tres Céntimos (Bs. 349.042,73); es decir un Cuatro coma Ochenta y Cinco por ciento (4,85%) de sus activos. Al disminuir las prestaciones por pagar en Fideicomisos el pasivo total es de Ciento Sesenta y Tres Mil Doscientos Diecisiete Bolívares Con Cincuenta y Tres Céntimos (Bs. 163.217,53) un 2,27 % de su activo.

El Capital es de Seis Millones Ochocientos Noventa y Cuatro Mil Doscientos Treinta y Un Bolívares con Sesenta y Ocho Céntimos  (Bs. 6.894.231,68), distribuido de la siguiente manera:

ü  Patrimonio del Club:        Bs. 3.943.898,08

ü  Nuevas acciones:            Bs. 1.060.000,00

ü  Aporte para Salón:          Bs. 1.174.272,49 

El Superávit acumulado de la Asociación es de Seiscientos Setenta y Un Mil Sesenta y Un Bolívares con Once Céntimos (Bs. 671.061,11).

Finalmente Pasivos y Capital suman la cantidad de Siete Millones Ciento Noventa y Ocho Mil Doscientos Setenta y Cuatro Bolívares Con Cuarenta y Un Céntimos (Bs. 7.198.274,41).

·         Situación Presupuestaria

El instrumento de planificación de actividades del Club indica que se está trabajando con una combinación de presupuesto reconducido desde finales del año 2010 incrementado en un 30 %, que se detalla a grandes rasgos como sigue:

1. Ingresos estimados Bs. 2.004.215,40
2. Gastos estimados Bs. 2.004.214,40

Durante el período analizado constatamos que la ejecución se realizó de la siguiente manera:

1. Ingresos realizados Bs. 2.099.428,24
2. Gastos realizados Bs. 2.160.831,61

Al respecto podemos considerar que los ingresos se incrementaron en un 4,75%  sobre la estimación inicial. Mientras que los gastos sufrieron un incremento del 7,81%. Esta relación es negativa, ello se debe al incremento de sueldos, salarios en un 40%; otros beneficios (vacaciones, aguinaldos, bonos, horas extras, feriados, dotaciones y seguridad industrial) en un 15% más el impacto de la inflación acumulada en la actualidad (54,35%).

Esto representa una ejecución presupuestaria deficitaria en el ejercicio económico 2012-2013 que puede ser subsanada con la presentación de un instrumento presupuestario más cónsono con la realidad económica actual.

En mi opinión, los Estados Financieros de la Asociación Civil sin fines de lucro Club Demócrata, representan en valores históricos, razonablemente, la situación financiera de la Sociedad Mercantil antes señalada en el período comprendido entre el 01-11-2012 al 31-10-2013.

C. RECOMENDACIONES

1. Crear los Manuales de Normas y Procedimientos y adaptarlos al software actualmente instalado, así como la revisión del Manual de Talento Humano creado por la Licenciada Maifel Piña.

2. Dado que el Club Demócrata creó un fideicomiso para cubrir las prestaciones sociales de su personal empleado se sugiere que refleje este instrumento en cuentas de orden al final del Balance General como cuentas de información y no registrarlo como Activo y Pasivo al mismo tiempo.

3. A efecto de la presentación de los estados financieros se sugiere acompañarlos con el auxiliar de las cuentas por cobrar a socios con el propósito de gestionar una política más agresiva de cobros.

4. Realizar el estudio correspondiente para determinar que porcentaje de las mejoras y remodelaciones de las instalaciones son susceptibles de amortizar.

5. Revisar y de ser necesario ajustar el valor de las acciones al justiprecio generado por la construcción de la obra.

6. Revisar los contratos con los concesionarios y reconsiderar el canon de arrendamiento en equilibrio a los servicios ofertados.

7. Presentar el proyecto de presupuesto ajustado al ejercicio económico; es decir, para doce (12) meses e incluir los lineamientos para formulación integral de los planes de acción.

8. Dado que la estructura presupuestaria vigente está más desarrollada a nivel de partidas y sub-partidas, es necesario adecuar los planes de cada Secretaría a la configuración de ingresos y egresos.

En razón de todo lo expuesto en los párrafos precedentes y en vista que las observaciones supra emitidas no alteran los resultados económico financieros y, por la acción positiva en la gestión administrativa del Club Social Demócrata correspondiente al ejercicio económico comprendido entre el 01-11-2012 y el       31-10-2013; recomiendo a los señores asambleístas:

• Que se aprueben los Estados Financieros (Balance General al 31-10-2013 y Estado de Resultados correspondientes al período económico comprendido entre el 01-11-2012 al 31-10-2013) del Club Social Demócrata.

• Que se apruebe igualmente la gestión administrativa del Club Social Demócrata, para el período antes señalado.

 

Econ. Raúl Rivas Naar

C.E.E.M. No. 437

Comisario Principal